Digitalização das empresas: Saiba a importância e como fazer

A digitalização das empresas ainda é um assunto pouco discutido entre os setores. Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da CNI feita em 2016, 42% dos empreendedores do país não conhecem as possibilidades tecnológicas para o seu negócio.

Um dado curioso, afinal, cada vez mais processos eletrônicos tomam conta não só da forma como trabalhamos, mas também, de como consumimos. Notícias, por exemplo, são encontradas na internet, tornando meios impressos quase desnecessários para boa parte das pessoas.

Então, por qual motivo muitos empreendedores não estão por dentro dos recursos digitais? Podemos pontuar a falta de entendimento de como essas ferramentas podem ajudar a otimizar o trabalho.

Por isso, para ajudar você a entender melhor sobre a digitalização das empresas, neste texto, vamos explicar alguns conceitos a respeito. Continue!

O que é digitalização?

A transformação de métodos manuais em digitais, com a utilização de ferramentas como a internet das coisas, big data, entre outras é o que chamamos de digitalização. Hoje em dia, mesmo processos industriais de produção em massa já começam a sofrer influência da tecnologia em seus resultados. Máquinas capazes de se comunicar entre si, ou mesmo, a possibilidade de controlá-las e monitorá-las utilizando apenas um computador ou celular, já refletem esse processo.

Como ela favorece o negócio?

Podemos dizer que decidir colocar cada vez mais ferramentas digitais na sua empresa é uma maneira de pensar no futuro. Não apenas isso, é uma forma de investir na expansão do negócio. Um dos primeiros benefícios evidentes é o aumento da produtividade.

Imagine uma fábrica que troca suas atividades manuais de montagem por um processo automático em que apenas com um computador é possível definir quantas peças serão montadas por dia. Os resultados não são só mais eficiência, mas mais economia sem diminuir a qualidade. 

Entre outras vantagens da digitalização, podemos destacar:

• maior segurança de dados;
• centralização de processos;
• rapidez e facilidade na distribuição de informações;
• automação das atividades;
• comunicação e monitoramento em tempo real.

Quais são as possibilidades de digitalização?

Como podemos ver no tópico anterior, a digitalização pode trazer benefícios bastante interessantes para o desempenho do negócio. Porém, em quais processos a tecnologia pode ser útil para uma empresa? Aqui, vamos apresentar alguns jeitos em que ela pode ajudar a rotina diária de produção. Entenda!

Processos de contratação

O constante fluxo de documentos do setor de Recursos Humanos pode ser bastante exaustivo. Entretanto, imagine se existissem formas de tornar todos esses processos não só rápidos, mas também, práticos. 

Por exemplo, para contratação de um novo funcionário. No processo normal, ele deve levar seus documentos para o registro. Essas informações são capturadas manualmente e passadas para contabilidade, que deve devolver para o RH, que depois entregará para o colaborador. 

Se a empresa tem um sistema digital para lidar com essa situação, assim que o RH recebe os documentos, eles são digitalizados e enviados automaticamente para a contabilidade. O funcionário no mesmo dia já está com seus documentos e pode começar a trabalhar.

Perícias externas

A comunicação de dados das atividades externas, como em alguns tipos de perícias, também é bastante facilitada com a digitalização. As informações coletadas durante esse momento, assim que alguma coisa é identificada, podem ser passadas em segundos para a gestão, graças às opções de digitalização mobile. Além de ser possível manter e acessar esses dados a qualquer momento.

Produção individualizada

Durante a fabricação de produtos industriais, a montagem costuma ser feita por lotes. Isto significa que é produzido em grande quantidade e as peças são construídas de acordo com um padrão. 

Caso o cliente queira que seja desenvolvida um modelo diferente, por exemplo, com uma cor nova, será preciso parar a fabricação e mudar as configurações da máquina. Todo esse processo, além de provocar um atraso na produção, ainda é mais caro. Além disso, haverá a necessidade de fazer testes para saber se está tudo certo.

No entanto, com adoção de mecanismos digitalizados, é possível personalizar a fabricação sem aumento de custos ou atrasos. Existem softwares de moldagem que conseguem garantir a eficácia sem a necessidade de avaliações. No computador já é possível ver se as peças se encaixam ou não.

Comunicação entre máquinas

Com a automação e a utilização cada vez mais da internet das coisas, a comunicação entre máquinas está em outro patamar. Hoje há tecnologias que permitem que assim que o cliente confirma o seu pedido, uma mensagem é enviada para as matérias-primas. Elas passam a informação para as máquinas que têm o manual do que precisa ser feito.

Até mesmo para saber sobre produtos de estoque essa comunicação pode agilizar a gestão. Com o monitoramento do que chega e sai, o sistema avisa quando a falta de determinado produto para o fornecedor automaticamente.

Como estrutura o negócio para a digitalização do seu serviço?

Ao longo dos anos, é bem provável que quase todas as empresas precisem mudar alguns de seus processos manuais para o digital. Entretanto, é necessário estar atento às características de seu negócio para entender o que será útil ou não. 

Por exemplo, alguns espaços mudarão, novos setores surgirão à medida que equipamentos são adquiridos. Locais que antes tinham documentos impressos, provavelmente, não existirão mais.

Também, a escolha de que máquina utilizar em termos de capacidade. Se sua empresa é de pequeno ou médio porte, não haverá necessidade de um scanner que captura de 200 páginas, por exemplo.

Assim como, a relação com a internet deverá passar por uma reformulação. Hoje em dia, conexões Wireless serão um bom investimento, já que proporcionam uma maior possibilidade de compartilhamento de arquivos e informações. Um funcionário pode receber os dados de seu celular, tablet ou computador sem precisar estar perto do scanner.

A digitalização das empresas é um processo de extrema importância e a tendência é que se torne um padrão para todos os setores do mercado. Como vimos aqui, ela pode trazer muitas vantagens, como a agilização de processos manuais e o aumento da comunicação não só entre a gestão e os funcionários, como entre as máquinas.

Contudo, para melhor resultados e até implementação, a empresa deve desenvolver um plano de negócios de serviços digitais. Assim, ela poderá se organizar para conseguir entregar os melhores resultados e estar alinhada com os processos tecnológicos.

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