Se você espera que na sua empresa todos os funcionários falem a mesma língua, compatíveis com a ideia que o negócio quer passar, é necessário bastante investimento em comunicação interna.
É essencial que os departamentos tenham boa comunicação entre si, para uma maior fluidez das vendas de produtos e serviços. Imagine a loucura que seria, por exemplo, o departamento de marketing divulgar a venda de um item que não possui no estoque? Desastroso, no mínimo.
Justamente por isso, neste post, daremos dicas de ferramentas para comunicação interna nas empresas. E, ao verificar as melhorias que elas podem trazer para o seu negócio, você não pensará duas vezes em implantá-las!
É um benefício para todos: para a empresa, para os clientes e para os próprios funcionários, que ficarão mais motivos, sabendo tudo o que está ocorrendo internamente à empresa e nos outros departamentos.
Então, interessado? Acompanhe a leitura conosco para identificar quais são as melhores ferramentas para comunicação interna!
1. E-mail
O e-mail ainda é muito usado pelas empresas para a comunicação com os seus funcionários. Segundo pesquisa realizada pela Comunique-se Digital, 92,5% das empresas utilizam hoje essa ferramenta internamente.
De fato, essa é uma maneira rápida e barata de manter a comunicação com os colaboradores. A desvantagem, contudo, é ter sempre alguns e-mails perdidos na caixa de entrada por conta da alta demanda de mensagens, ou depender do hábito dos funcionários para verificá-la sempre.
Ainda assim, na falta de um sistema que unifique as informações necessárias para todos os colaboradores, o e-mail faz esse papel, podendo encaminhar a mesma mensagem para todos.
2. Mural
Essa é, com certeza, a ferramenta mais antiga de comunicação dentro das empresas, mesmo com o avanço tecnológico. Ela tem um custo baixo, e pode ser colocada em vários ambientes de organização. Porém, só funciona bem em empresas menores — em grandes organizações pode se tornar inútil.
Além disso, um mural precisa ser bastante atrativo para que os funcionários o leiam, então, coloque-o sempre em posição de destaque no ambiente de trabalho.
3. Intranet
A intranet já é uma ferramenta mais moderna, considerada tecnologia de ponta, mesmo que nem todas as empresas a utilizem. Trata-se de um sistema que permite a divulgação de informações com acesso restrito aos usuários cadastrados.
Utilizando-o de maneira correta, é possível centralizar informações no mesmo ambiente, que poderiam ter necessidade de serem divulgadas por outros meios, como jornais ou murais.
É bem fácil recuperar informações divulgadas por meio dessa ferramenta, mas existe uma certa demanda inicial para que os funcionários estejam aptos e criem o hábito de acessar a plataforma — principalmente se eles já utilizam outros sistemas dentro da empresa.
4. Manual do colaborador
O manual do colaborador é uma ótima pedida. Ainda mais para os funcionários que estão chegando na empresa: é uma espécie de guia de boas-vindas. Nesse caso, é preferível que tenha uma linguagem mais leve (mas sem deixar de ser objetiva) para não assustar os novatos logo de cara.
Nele pode haver informações sobre as normas internas da empresa, por exemplo, a cara que a empresa quer passar aos clientes e os direitos e benefícios do trabalho, além de apresentar outras ferramentas de comunicação interna.
5. Rede social corporativa
Sabemos que hoje todo mundo utiliza, ao menos, uma rede social. E como elas fazem bastante sucesso pelo mundo, nada mais natural do que serem inseridas também no ambiente corporativo. Assim surgiu a RSC (Rede Social Corporativa).
Ela aproxima diferentes áreas da empresa, com uma comunicação mais horizontal. Uma boa pedida justamente por conta da familiaridade dos funcionários com as redes sociais que já utilizamos diariamente, além de viabilizar a realização de chats.
Contudo, ela é feita estritamente para o uso interno — e é sempre bom se lembrar disso para não confundi-la com as redes sociais externas, que são utilizadas pelo marketing para comunicação com os clientes e divulgação da empresa/marca.
É necessário, nesse sentido, um maior monitoramento para que os funcionários não utilizem as redes de forma errada, e para que o contato entre eles não fique informal demais. Afinal, essa é uma rede social corporativa.
6. Drive de compartilhamento em nuvem
O drive de compartilhamento é muito útil para a divulgação de documentos, fotos, planilhas e outros tipos de arquivos virtuais, pois os deixa mais fáceis de encontrar e compartilhar com maior agilidade.
Além disso, tudo pode ser acessado remotamente, deixando de exigir a responsabilidade de um funcionário específico ou de ficar guardado em um aparelho ou gaveta em particular.
Há ainda maneiras de esses documentos serem editados de forma colaborativa e em tempo real, o que não depende de todos os colaboradores estarem no mesmo local para realizar ajustes no documento, por exemplo.
7. Jornais e similares
Nesse meio de comunicação deve haver informações e notícias de interesse geral, novidades e utilidades para os funcionários. Seu formato dependerá dos custos — podendo ser impresso ou digital — e da maneira como a sua equipe vai lê-lo.
No geral, acreditamos que, atualmente, o modelo virtual é mais fácil de ser incentivado à leitura e visualização, mas cada caso é um caso.
Também não se pode esquecer de que o processo de comunicação, para ser completo, precisa de que a mensagem chegue até o leitor e volte com o feedback. Então, é importante que os colaboradores contribuam com informações para a produção do material ter representatividade.
Enfim, como vimos, a comunicação é essencial em diversos pontos da nossa vida — principalmente dentro das empresas.
Para que a fluidez ocorra em cada trabalho, todos os funcionários devem saber, exatamente, o que está ocorrendo na empresa e como lidar e agir segundo a imagem que ela empresa quer transparecer aos clientes.
E, com as nossas dicas, você verá como o rendimento dos seus funcionários melhorará após a implantação dessas ferramentas! Algumas são específicas para empresas maiores, outras só funcionam bem em negócios menores. O importante é testá-las e ver qual delas é a melhor para a sua empresa e suas equipes.
Seja como for, ajustar as informações em um só local e permitir que os seus colaboradores saibam o que acontece em todos os departamentos é primordial para o bom fluxo de trabalho!
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